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À l’heure actuelle, il existe de nombreux logiciels de facturation. Le but est évidemment de vous faciliter la gestion de votre comptabilité, en éditant facilement des devis et des factures. mais que dit la loi de finances sur l’utilisation d’un logiciel de facturation ?
Logiciel de facturation : est-ce obligatoire pour les entreprises ?
Nous allons clore le débat assez rapidement : non, vous n’êtes pas tenu d’utiliser un logiciel de facturation ! En revanche, il est fortement recommandé, car ce dernier va vous faire gagner du temps pour créer des devis et factures. Par ailleurs, vous pourrez suivre plus facilement les impayés éventuels. Cela va également limiter le risque d’erreurs, puisque vous n’aurez rien à retranscrire. Enfin, vous pouvez transmettre facilement des documents à votre compta, si vous en avez besoin.
Si vous n’avez pas de logiciel de facturation, cela ne signifie pas pour autant que vous ne devez pas avoir une gestion rigoureuse de vos comptes d’entreprise. En effet, vous devrez tout de même réaliser une facturation précise, soit avec un facturier papier, soit en utilisant un traitement de texte sur un ordinateur, associé à un tableur.
En revanche, la loi vous oblige à d’autres démarches.
L’émission de factures
Vous êtes tenu de fournir une facture dès lors que le montant dépasse 25 euros ou si vous faites des transactions avec un autre professionnel. Votre facture doit aussi contenir des éléments obligatoires. Il s’agit de
- la date de réalisation de la facture
- le numéro de la facture
- l’identité complète de votre entreprise (nom, coordonnées, immatriculation…)
- l’identité de la personne à qui est adressée la facture
- la mention de TVA (si assujetti ou non et quel taux)
- le tarif détaillé du produit ou de la prestation
- la réduction éventuelle
- le tarif définitif (TTC et HT)
- la garantie
Sachez que ces éléments doivent aussi figurer pour un devis. Ce dernier est obligatoire dès que la prestation de service à la personne coûte plus de 100 euros, mais aussi pour tous les travaux quel que soit le montant facturé.
Le logiciel de caisse
Autre chose obligatoire : le logiciel de caisse si vous êtes assujetti à la TVA. En réalité, ce n’est pas le logiciel qui est rendu obligatoire, mais le fait d’utiliser un logiciel ayant obtenu une certification de conformité. Autrement dit, vous avez le droit de ne pas utiliser de logiciel de caisse, mais dans ce cas, tout devra être noté en version papier et de manière minutieuse. Si vous faites le choix d’utiliser un logiciel de caisse parce que vous êtes commerçant (relié ou non à un logiciel de facturation), ce dernier doit être homologué. Le but est de réduire les fraudes fiscales.
Attention, c’est à vous de demander le certificat d’homologation. Il peut être rédigé en version papier ou dématérialisée. Dans les 2 cas, vous devez le conserver, car il vous sera demandé en cas de contrôle. Si vous n’êtes pas en accord avec la loi, que vous n’ayez pas le certificat ou que le logiciel ne soit pas conforme, vous risquez une amende de 7 500 euros. Ensuite, vous aurez 2 mois pour vous mettre en conformité.
